[ m.petrovic @ 01.05.2006. 20:16 ] @
| Pitanja u ovom FAQ-u: 1. Šta je to ERP? 2. Koliko traje implementacija ERP softvera? 3. Kako ERP sistem može konkretno unaprediti poslovanje? 4. Da li se ERP može prilagoditi tekućem načinu poslovanja? 5. Kolika je stvarna cena implementacije ERP sistema? 6. Koje su skrivene stavke u ceni implementacije ERP sistema? 7. Zašto se dešava da projekti implementacije ERP sistema propadaju? 8. Na koji način kompanije vrše implementaciju ERP sistema? 9. Koliko je komplikovano upgrade-ovati ERP? Proizvođači komercijalnih ERP softverskih paketa - SAP AG - Microsoft Corporation Struktura i sadržaj ovog FAQ-a nisu konačni i vremenom će se menjati (bilo kroz dodavanje sadržaja ili promenu trenutnog). Komentare na ovaj FAQ, kritike, predloge i sugestije ili na PP autoru ili u okviru zasebne teme. Hvala. 1. Šta je to ERP? ERP (skraćenica od Enterprise Resource Planning) je, najkraće, softverski sistem koji prati sve aspekte poslovanja jedne kompanije. Implementirani ERP sistem je u mogućnosti da integriše poslovanje različitih delova firme (kao npr. računovodstvo, prodaja, proizvodnja, itd.) u jednu jedinstvenu celinu. Tako se dobija sistem preko kojeg je moguće sa jedne strane upravljati svim ljudskim i materijalnim resursima a sa druge planirati, razvijati i pratiti poslovne procese i procedure. 2. Koliko traje implementacija ERP softvera? Dužina procesa implementacije ERP softvera je različita za svaku kompaniju. Zavisi kako od same veličine firme, tako i od broja modula koji se implementiraju. Taj proces bi se mogao grubo podeliti na tri faze: - Evaluacija i planiranje Iako mnogi smatraju da je implementacija projekta ne vreme, kao i držanje istog u granicama budžeta, primarna da bi projekat bio uspešan, u ovom slučaju je samo kreiranje projekta ERP implementacije najbitniji faktor procene uspešnosti kao i pozitivnog povratka uloženih sredstava (ROI: Return On Investment). Bitno je još u ovoj fazi stvoriti tim ljudi koji će raditi na implementaciji ERP sistema a koji će se sastojati od analitičara (business analyst), ljudi iz oblasti IT-a kao i samih korisnika. Takođe se savetuje da se angažuju i konsultanti sa iskustvom u implementaciji ERP sistema. Iskustvo jednog konsultanta: Citat: The ERP selection process results in one of the most important strategic decisions made by an organization for years to come. However, this selection process can be overwhelming to say the least. If you’ve been around IT for a while, you already know that the usual scenario during the ERP Selection process is the following: 1. Wild Enthusiasm 2. Total Confusion 3. Fear and Uncertanity 4. Search for the Guilty 5. Punishment of the Innocent 6. Promotion of the Uninvolved While it might not be possible to totally eliminate the above scenario (after all, there’s some truth to every joke), it is possible to mitigate the highs and lows with help from the experts. - Instalacija i osnovna podešavanja Sama instalacija ERP softvera i unos osnovnih procesa i procedura na osnovu prethodno napravljenih planova. - Integracija Poslednji korak je i najizazovniji i najduži. Od njega najviše zavisi ukupno vreme kao i cena implementacije. Tri faktora se smatraju ključnim u ovom koraku da bi se precizno odredilo vreme i cena: kompleksnost aplikacija sa kojima ERP sistem treba da komunicira (npr. aplikacija koja direktno kontroliše rad neke mašine), kompleksnost poslovnih procesa između aplikacija/modula i kompleksnost integracionih alata. Firma koja uvodi ERP sistem mora biti svesna činjenice da proces uspešne implementacije podrazumeva i obaveznu promenu dotadašnje prakse poslovanja. Ova promena je u celom procesu implementacije i najbolnija. Jako bitno je ne fokusirati se na ukupno vreme trajanja implementacije (u praksi, uspešne ERP implementacije mogu trajati u proseku od jedne do tri godine) već na razumevanje zašto vam je ERP potreban i kako će vam jedan takav sistem poboljšati poslovanje. 3. Kako ERP sistem može konkretno unaprediti poslovanje? Postoji pet glavnih razloga zašto se firme odlučuju na implementaciju ERP sistema: - Integrisani finansijski podaci – Kada direktor neke kompanije pokuša da dođe do finansijskih rezultata, shvati da postoji mnogo verzija stvarnog stanja. Finansije i računovodstvo imaju svoje izveštaje o poslovanju, odeljenje prodaje svoje i svako odeljenje ima neki svoj izveštaj o uticaju na konačno poslovanje firme. ERP koristi jednu jedinu verziju stvarnog stanja koju niko ne može dovesti u pitanje zato što integriše podatke cele kompanije. - Integrisani podaci o nalozima kupaca – ERP sistem je mesto gde je nalog kupca aktivan od trenutka unosa narudžbine do trenutka kad mu se naručena roba dostavi i odeljenje finansija potvrdi da su sredstva legla na račun. Sa ovakvim načinom praćenja naloga u jednom sistemu (umesto da informacija o nalogu putuje od jedne aplikacije do druge, između različitih odeljenja, koje nemaju implementiranu međusobnu komunikaciju već se sa svakim korakom vrši ponovni unos naloga) kompanija može veoma lako pratiti ceo proces izvršenja naloga i iskoristiti ga za efikasniju koordinaciju procesa proizvodnje sa stanjem u magacinu i dostavom čak i ako se sve to radi na/sa više lokacija istovremeno. - Standardizacija i ubrzanje procesa proizvodnje – Kompanije koje se bave proizvodnjom, naročito one koje imaju običaj da otkupljuju manje firme i integrišu ih u svoj poslovni sistem, često otkrivaju da različite poslovne jedinice proizvode isti deo ali upotrebom različitih metoda. ERP sistemi dolaze sa standardizovanim metodama automatizacije nekih procesa proizvodnje. Standardizacija tih procesa i korišćenje jedinstvenog računarskog sistema štedi vreme, povećava produktivnost i smanjuje broj neophodne radne snage. - Smanjenje lagera – ERP pomaže da proces proizvodnje teče glatko i unapređuje vidljivost procesa izvršenja naloga unutar kompanije. To sa jedne strane vodi ka smanjenju lagera sirovina koje se koriste u procesu proizvodnje dok sa druge smanjuje lager gotovog proizvoda u skladištima. - Standardizacija informacija o ljudskim resursima – Ovo je naročito bitno u kompanijama sa puno poslovnih jedinica kako bi se lakše pratile informacije o utrošenom vremenu kao i lakše komunikacije sa zaposlenima. U žurbi da što pre reše gore pomenute probleme, kompanije često izgube iz vida da su ERP moduli ništa više od generičkih načina na koji tipična kompanija radi. Iako je većina modula ERP sistema veoma detaljna, svaku granu industrije odlikuje po neki detalj koji je čini jedinstvenom. U toku procesa podešavanja i integracije se vrše modifikacije ERP sistema koje će zadovoljiti specifične potrebe svake industrije. 4. Da li se ERP može prilagoditi tekućem načinu poslovanja? Pre početka procesa implementacije ERP sistema, veoma je bitno da kompanija utvrdi da li je moguća integracija trenutnih poslovnih modela u postojeće standarde ERP sistema. Najčešći razlog za odustajanje od implementacije ERP sistema je nedostatak podrške za bar jedan od bitnih poslovnih procesa. U takvom slučaju moguće je uraditi jednu od dve stvari: - ili promeniti ustaljeni poslovni proces na način da zadovolji mogućnosti softvera, što uglavnom podrazumeva dubinske promene u okviru kompanije (na šta je jako malo kompanija spremno), - ili modifikovati softver na način da isprati proces, što može drastično usporiti proces implementacije, omogućiti pojavu grešaka u izvršavanju programa i učiniti jako teškim proces upgrade-a softvera od strane proizvođača. Nema potrebe napominjati da je proces implementacije ERP sistema projekat od koga zastaje dah, i da čak i početna cena samog softvera može da izbaci iz takta i najhladnokrvnijeg finansijskog direktora. Kao dodatak na cenu softvera, dolaze i cene konsultanata, testiranje procesa i njihove integracije i još duga lista dodatnih troškova pre nego što sve prednosti upotrebe ERP sistema počnu da se manifestuju. Takođe, ne treba potceniti ni cenu obuke korisnika. Samo nekoliko previda u planiranju budžeta je dovoljno da ukupna cena implementacije nekontrolisano počne da raste. 5. Kolika je stvarna cena implementacije ERP sistema? Ne postoje pouzdane metode za procenu ukupne cene implementacije ERP sistema, jednostavno zato što na krajnju cenu utiče jako puno varijabilnih troškova. Na primer: broj odeljenja u kojima se ERP implementira, broj modula ERP sistema koji se implementiraju, stepen integracije sa postojećim sistemima koji su u upotrebi u okviru kompanije, spremnost kompanije za promenama itd. Ukoliko je projekat implementacije ERP sistema zamišljen kao deo projekta sveukupne promene u načinu poslovanja firme, onda će ukupna cena biti daleko veća u odnosu na kompanije gde je ERP implementacija jednostavno zamena prethodnog načina praćenja aktivnosti. Nekada je važilo pravilo da je ukupna cena implementacije oko šest puta veća od cene samog softvera, ali od kada su ERP softverski paketi postali modularni ovo pravilo je neprimenljivo. Pre nekoliko godina je Meta Group (sada u sastavu Gartner grupe) napravila istraživanje o ukupnoj ceni posedovanja (TCO: Total Cost of Ownership) ERP sistema (softver, hardver, konsultantske usluge, cene utrošenog vremena u okviru kompanije), uzimajući u obzir period od dve godine nakon instalacije softvera. U grupi od 63 kompanija, koje uključuju mala, srednja i velika preduzeća, prosečan TCO je iznosio 15 miliona dolara (najviši: 300.000.000 USD, najniži: 400.000 USD). 6. Koje su skrivene stavke u ceni implementacije ERP sistema? Iako svaka grana industrije ima svoje specifične oblasti koje može prevideti, postoje stavke na koje gotovo svi mogu zaboraviti, ili potceniti ih, prilikom izračunavanja ukupne cene implementacije: - Obuka – Obuka korisnika ERP sistema je nezaobilazan korak u implementaciji ERP sistema i ubedljivo vodi na listi stavki koje se ne uzimaju u obzir prilikom kalkulacije budžeta. Troškovi obuke su veliki zato što se radnici ne obučavaju samo za upotrebu novog softverskog interfejsa, već se uče kako da izvršavaju nove procedure novih poslovnih procesa. Još gore, konsultantske kompanije su pre svega fokusirane na upotrebu softvera prilikom obuke nego na obuku korisnika za upotrebu novih poslovnih metoda. Dakle, interni tim koji je zadužen za implementaciju ERP sistema bi morao napraviti detaljna objašnjenja novih poslovnih procesa koji postaju aktivni sa uvođenjem ERP sistema. Svo vreme treba imati u vidu da ERP sistem prožima celu kompaniju i da bi sada zaposleni trebali imati malo više uvida u to kako procesi u okviru drugih odeljenja utiču na globalni poslovni model kompanije. - Integracija i testiranje – Veoma često se potcenjuje testiranje veza između modula ERP sistema i postojećeg softvera u okviru kompanije. Često se dešava da softver koji upravlja radom mašina ima izgrađene neke interne veze sa skladištem sirovina ili skladištem gotovih proizvoda. Većina tih veza će instalacijom ERP sistema biti izmenjena, ali one koje ostanu moraju biti kompatibilne sa novim sistemom. Koliko god vam izgledalo da je to minorni problem, ova kompatibilnost može proizvodnim kompanijama uzeti dosta vremena (i samim tim dosta uticati na konačnu cenu) prilikom integracije i testiranja u procesu implementacije ERP sistema. - Izmene ERP sistema – Softverski dodaci ERP sistema predstavljaju tek početak cene integracije. Mnogo skuplje stavke, koje bi inače trebalo po svaku cenu izbegavati, su one koje se tiču modifikacije samog ERP softvera na takav način da može ispratiti postojeće poslovne procese u okviru preduzeća. Treba imati u vidu da i najmanja modifikacija bilo kog modula ERP paketa ima uticaj na sve ostale module, zato što su svi oni veoma tesno povezani u celinu koja čini ERP sistem. Ovakve izmene takođe značajno otežavaju proces upgrade-a (čak ga u nekim slučajevima čine i nemogućim) ERP sistema koje izdaje proizvođač. - Prenos podataka - Ukoliko je kompanija ranije koristila neke sisteme za čuvanje podataka o dobavljačima, kupcima, sopstvenoj tehnologiji i poslovnim procesima, procedura transfera tih podataka u ERP sistem može da potraje i to košta. Problem može jedino predstavljati to da malo kompanija ume da prizna da su im trenutni podaci u neodgovarajućem formatu ili da postoje bilo koji drugi problemi sa njima (većina firmi ima jako visoko mišljenje o tehnologijama koje upotrebljava). Dakle, treba jako pažljivo planirati procedure transfera starih podataka u novi sistem, kao i cenu ove operacije. - Analiza podataka – Podaci unutar ERP sistema se često moraju kombinovati sa podacima iz drugih sistema za potrebe kreiranja raznih analiza. Korisnici koji imaju potrebe za većim/širim/dubljim analizama, moraju računati i na troškove dodatnih sistema za skladištenje i pristup podacima što će, naravno, zahtevati i dodatno vreme potrebno za konfigurisanje. - Konsultanti – Jako je bitno napraviti preciznu listu konsultantskih potreba. Ukoliko se to ne učini pre angažovanja, vrlo lako možete upasti u zamku beskonačno dugih konsultantskih usluga. Koje morate platiti. Ukoliko znate šta želite od konsultanata, znaćete i kada je njihov angažman završen. - Čuvanje zaposlenih – Da bi proces implementacije ERP sistema protekao u najboljem mogućem redu (u najkraće moguće vreme i sa najmanjim mogućim troškovima) neophodno je da preduzeće angažuje svoje najbolje ljude u tom procesu. Ti isti ljudi nakon implementacije ERP sistema dobijaju značajno iskustvo u svojoj biografiji, koje inače poseduje mali broj ljudi. Pametno je da se tim ljudima značajno povećaju dotadašnja primanja kako ne bi ste došli u situaciju da izdvajate višestruko više novca za konsultante i spoljne saradnike koji bi radili isti posao. - Proces implementacije nikada ne prestaje – Mnoge firme proces implementacije ERP sistema tretiraju kao i svaki drugi projekat. Pretpostavljaju da kada jednom proces instalacije i integracije bude završen, ljudi iz internog tima se mogu vratiti svojim starim zaduženjima. Međutim, stvarnost je drugačija. Tim koji je radio na implementaciji je isuviše vredan. Oni bolje poznaju procese i procedure u proizvodnji od ljudi koji rade u proizvodnom pogonu i bolje poznaju prodajne procese od ljudi iz prodajnog odeljenja. Samo kreiranje raznih izveštaja u ERP sistemu će im dati dovoljno posla u jednom dužem periodu… Dakle, čim postavite svoje najbolje ljude u tim za implementaciju ERP sistema, odmah planirajte angažovanje njihovih zamena na starim radnim mestima, obzirom da će svi oni činiti vaš tim za održavanje ERP sistema kada se proces integracije završi. - Čekanje na povratak uloženih sredstava – Jedna od većih zabluda, koja vodi poreklo od tradicionalnog vođenja projekata iz oblasti IT-a, je da firme očekuju realnu dobit odmah nakon završetka procesa integracije, dok članovi timova za implementaciju očekuju da odmah dobiju pohvale za odrađeni posao. Nijedno od ovih očekivanja se ne može primeniti na implementaciju ERP sistema. Većina ERP sistema počne da realno vraća uložena sredstva tek nakon što protekne neko vreme u upotrebi i sama firma se skoncentriše na unapređenje poslovnih procesa primenom ERP sistema. A tim za implementaciju ne može očekivati neke specijalne nagrade dok firma ne vidi realne dobitke od implementacije. - Pad poslovnih performansi – Pre nekoliko godina je Deloitte napravio istraživanje među 64 kompanija sa Forbsove liste najuspešnijih. Svaka četvrta je priznala da je postojao pad u poslovnim performansama nakon što je ERP sistem zaživeo. Stvaran procenat je verovatno veći. Najčešći uzrok ovakve pojave je da sada, nakon implementacije ERP sistema, sve izgleda i radi drugačije. Kada ljudi ne mogu da rade svoj posao na način na koji su navikli, a još uvek nisu potpuno savladali nove načine, normalno je da posao ispašta. Dakle, obuka. 7. Zašto se dešava da projekti implementacije ERP sistema propadaju? ERP se sastoji od niza najboljih praktičnih načina za izvođenje standardnih poslovnih procesa. Da bi ste izvukli najviše iz ovog softvera, morate ubediti ljude u firmi da prihvate načine izvođenja poslovnih procesa na način kako su opisani u samom softveru. Ukoliko se ljudi iz različitih odeljenja ne slažu sa opisanim metodama, i misle da su njihove trenutne/stare metode bolje, oni će ili odbijati da upotrebljavaju nove načine ili će zahtevati od tima za implementaciju/održavanje da modifikuju sistem kako bi podržao njihove metode. To je trenutak kada ERP sistem može da propadne. Nije potrebno ponovo napominjati koliko se ne preporučuje bilo kakva veća izmena ERP softvera. Pored mogućnosti pojave bug-ova i nemogućnosti standardnog vršenja upgrade-a softvera, može se ugroziti i kompletna funkcionalnost ERP sistema. Dakle, ukoliko vaša kompanija ima otpor prema promenama, postoji velika verovatnoća da proces implementacije ERP sistema neće uspeti. 8. Na koji način kompanije vrše implementaciju ERP sistema? Bazirano na iskustvima implementacije ERP sistema, postoje tri najčešća načina: 1. „Big Bang“ – U ovom najambicioznijem i najtežem pristupu (po mnogim konsultantima i najluđem), kompanija odjednom instalira ERP softver i odmah krene u upotrebu uz gašenje sistema koji su prethodno bili u upotrebi. Iako je ovaj metod implementacije bio dominantan u ranim devedesetim godinama prošlog veka, danas se gotovo niko ne usuđuje na ovakav pristup. Najveći broj neuspešnih implementacija ERP sistema upravo datira iz ovog perioda i iz kompanija koje su upotrebljavale ovu metodu. Naterati sve zaposlene u kompaniji, u svim odeljenjima, da odjednom zaborave na dotadašnje metode rada i odjednom počnu da upotrebljavaju nove metodologije, uz novi softver, je gotovo nemoguće. 2. Franšizing metoda – Ovo je metod koji se primenjuje u velikim kompanijama koje se sastoje od velikog broja poslovnih jedinica od kojih jedan deo može biti i dislociran od sedišta. Implementacija počinje odabirom odeljenja/poslovne jedinice, gde se instalira ceo ERP sistem ali sa samo delom aktivnih modula. Nakon uspešnog početka eksploatacije sistema, model implementacije se kopira na ostala odeljenja kompanije. Nakon što se proces završi u svim poslovnim jedinicama, kompanija ima više instanci ERP sistema koji se onda ili mogu povezati međusobno, ili se svuda mogu ostaviti samo neophodni moduli a ostavi se samo jedna aktivna ERP instanca (kada kažem „jedna aktivna ERP instanca“ mislim na glavni modul ERP sistema koji je zadužen za operacije nad bazom i koordinaciju svih aktivnih modula u kompaniji). Jedini nedostatak ove metode je dug vremenski period potreban za završetak implementacije. 3. „Slam Dunk“ – Ovo je metod koji je zanimljiv manjim kompanijama sa ambicijom da jednog dana imaju potrebe za kompletnim ERP sistemom. Proces integracije počinje instalacijom nekoliko ključnih procesa (npr. iz finansijskog modula) sa ciljem da se što pre primene u realnom radu i nakon toga se nastavlja sa integracijom ostalih procesa. Ovu metodu odlikuje kratko vreme implementacije i generalno relativno brza otplata čitavog procesa implementacije (ne treba smetnuti sa uma da je ova metoda za manje kompanije; veće kompanije ne mogu sebi priuštiti luksuz brzog prelaska na nove metodologije izvršenja ključnih poslovnih procesa). 9. Koliko je komplikovano upgrade-ovati ERP? Veoma komplikovano. Osim ukoliko ne spadate u grupu onih srećnih kompanija koje nisu modifikovale ERP softver, već ga upotrebljavaju „as is“ (kao što su ga i dobile; bez ikakvih naknadnih većih modifikacija, odnosno, uz upotrebu ugrađenih metodologija). Kompanije, na žalost, u procesu implementacije ERP sistema idu linijom manjeg otpora i jednostavnije im je da izvrše nekoliko krupnih izmena u glavnim ERP modulima, nego da iniciraju kod zaposlenih promenu poslovnog modela koji je u upotrebi. Osim što na ovaj način rizikujete prestanak garancije koju ste dobili od proizvođača, dolazite i u situaciju da niste u mogućnosti da instalirate novije verzije ERP softvera. Proizvođači komercijalnih ERP softverskih paketa SAP AG Dietmar-Hopp-Allee 16 Walldorf 69190 GERMANY Telefon: ++49-6227-7-47474 Faks: ++49-6227-7-57575 Web: www.sap.com Pre nekoliko godina sam od direktora jedne poznate domaće velike kompanije čuo izjavu koja na najbolji način oslikava kako ljudi vide proizvode ove kompanije: „Ma kakav ERP! Hteli bi smo SAP da instaliramo...“ SAP je kompanija čiji su proizvodi, a najviše vodeći – SAP R/3, stekli gotovo kultni status u svetu ERP rešenja. Tome mogu da zahvale pre svega viziji svojih osnivača koji su još u ranim osamdesetim godinama predvideli upotrebnu vrednost ERP softvera, kao i hrabrosti da još tada ponude jedno od prvih client-server rešenja što se pokazalo kao veoma pametna odluka. Iako udeo SAP-a na svetskom nivou čini oko 1/3 svih implementacija, više od 2/3 najuspešnijih kompanija sa Forbsove liste koristi upravo softver ovog proizvođača. Način prodaje (tzv. „strateška prodaja“), sertifikacija svih komponenti koje učestvuju u implementaciji ERP sistema (operativni sistemi, serveri, baze…) kao i briga o partnerima (na svaki dolar koji SAP zaradi, ostale firme u lancu implementacije zarade pet dolara!) su doprineli da SAP kreira i zadrži sliku vrhunskog softvera. Posao sertifikovanog konsultanta implementacije SAP-a je jedan od najplaćenijih u IT vodama. Najpoznatija ERP softverska rešenja ove kompanije su mySAP Business Suite za velike kompanije i SAP Business One za mala i srednja preduzeća. Više informacija o proizvodima ove kompanije na www.sap.com. Microsoft Corporation One Microsoft Way Redmond, WA 98052-6399 USA Telefon: ++1-800-642-7676 Faks: ++1-425-936-7329 Web: www.microsoft.com Microsoft je na tržištu ERP softvera prisutan kroz liniju poznatu pod imenom Microsoft Dynamics (ranije poznata kao Microsoft Business Suite) u čijem su sastavu sledeći ERP paketi: § Microsoft Dynamics AX (ranije Axapta) Originalno je razvijen od strane Danske kompanije Damgaard Data A/S pod imenom Axapta i prvo izdanje ovaj paket je doživeo 1998. Ova kompanija se 2000. godine ujedinjuje sa kompanijom Navision, a u leto 2002. ih preuzima Microsoft. Ovaj paket odlikuje izuzetna lakoća podešavanja prema sopstvenim potrebama i jednostavna lokalizacija. Interni programski jezik ovog paketa je X++. § Microsoft Dynamics GP (ranije Great Plains) Great Plains je bio jedan od prvih računovodstvenih paketa sa mogućnošću snimanja i reprodukovanja makroa. Trenutna aktuelna verzija je 9.0 i dostupna je u dve verzije: Standard i Professional. Detaljno poređenje karakteristika ove dve verzije možete pogledati ovde. § Microsoft Dynamics NAV (ranije Navision) Nakon kupovine Danske kompanije Navision 2002. godine, Microsoft izbacuje MS Dynamics NAV 4.0 u Oktobru 2004. Sledeća verzija (5.0) je planirana za 2007. godinu. § Microsoft Dynamics SL (ranije Solomon) Kreiran da zadovolji specifične potrebe kompanija sa projektnom, uslužnom ili delatnošću distribucije. Idealan je za mala i srednja preduzeća kod kojih postoji mogučnost integracije sa većim sistemima. [Ovu poruku je menjao m.petrovic dana 02.05.2006. u 16:12 GMT+1] |