Uredsko/kancelarijsko poslovanje je jako sirok i generalan pojam i zasigurno ne postoji nista sto to sve pokriva, naprosto zato sto niko ne zna sta je to 'sve'. Svakak kancelarija posluje o sopstvenim principima, cesto na niskom nivou organizovanosti, bez razumenvanaj ko sta radi i zasto. To sve otezava bilo kakav pokusaj da se tu uvede reda. Jedina je sansa da se izaberu neki procesa, pa da se individualni procesi automatizuju, sa nadom da ce jednog dana automatizovani procesi moci da se povezu u nekakvu razumnu celinu. Dok se to ne desi, iams Word/Excel/PowerPoint i windows file sistem. Kazu da ce u buducnosti MS Share Point to sve da razresi, ali nesto sporo ta buducnost stize.

Probaj sa konkretnim pitanjem.

Mislis li djelovodni protokol?

Da, otprilike "djelovodni protokol".

Mislio sam na posao koji obavlja sekretarica/tajnica neke firme, odnosno posao koji se obavlja u pisarnici.

Prijem pošte (akata, računa...), signiranje, sortiranje, preusmjeravanje do odjela unutar firme, otprema pošte, arhiviranje...

Znam da sve ovisi od firme do firme, ali ipak i Zakon propisuje određene postupke koji bi nam pomogli pri pokušaju izrade ovakve baze-aplikacije.

OK, neka bude 'djelovodni protokol'. Opisi proces, ali tako da i najveca neznalica razume. Ja se secam da je bilo nesto sto se zvalo 'Knjiga poste' gde su zapsivani svi dokumenti/pisma koji su stizali z anekoga u firmi, i koji su isli nekome van firem, i naravno, unutar firme.

Opisi proces u nekoliko recenica, ili napravi skice tipa 'ko sta radi'. Ko je ukljucen u proces (stranke, sekretarice, posiljilac, primalac), koji dokumenti se prate, sta se zavodi u knjigu, ko sta radi od toga, kako fizicka knjiga zvana 'djelovodni protokol' izgleda (fotokopija jedna stranice, sa vidljivim zaglavljem).

Onda ce se vec naci neko da to sve raspetlja, amozda je neko i radio nesto slicno. Zoranov opsti model pracenja doukmenata mi pada na pamet, ali ne mora da znaci, neka se to dluci tokom analize.

Pokloni s ei pocni, ili akkosu govorili u Bosni akd sam ja tamo radio - bujrum

Važi, pokušat ću ga opisat.

U ponedjeljak ujutro od sekretarice pokupim sve faze jednog dokumenta, pa prenesem...

Znam i ja otprilike kako to sve ide, ali bolje da bude 100% tačno :)

Evo malo sam porazgovarao sa sekretaricom, pa da prenesem korake nekog dokumenta:

-ULAZNI
1. Zaprimanje pošte/dostave
2. Ovisno o vrsti, sortira se: Dopisi/akti/tužbe/žalbe etc, se uvode u urudžbeni zapisnik, dok se ulazni računi zavode u posebnu "knjigu računa".
Dokumenti se obilježavaju prijemnim pečatom, na kojem je rubrika datum i broj. Broj je u obliku npr. 8/1000, gdje je broj 8 oznaka za vrstu pošte (dokument ili račun) te 1000 je oznaka za redni broj određenog dokumenta.
3. Nakon uvođenja dokument se šalje do šefa pojedinog odjela, skupa sa internom knjigom dokumenata u koju šef pored broja dokumenta stavlja svoj potpis da je odgovoran za određeni račun, tj. da je određenu robu naručio. Ista procedura je i za određeni akt/dopis, npr. ako je tužba, da je obrađen u pravnoj službi.
4. Nakon potpisa u internoj knjizi šefa službe, interna knjiga se šalje u skladište (ukoliko je riječ o ulaznom računu), te skladištar stavlja na stanje robu sa računa, i potpisiva u toj knjizi da je obradio dokment.
5. Knjiga i račun sa potpisom šefa skladišta, skladištara se vraća kod direktora koji potpisuje račun i nakon toga tajnica ovjerava zadnju rubriku u internoj knjizi da je dokment vraćen sa obrade.
Nakon toga se račun se šalje u financijsku službu koja dokument knjiži.

Organizirano arhiviranje nemamo, te se arhiviranje svodi na to da se dokumenti nakon određenog perioda (čitaj dok se popune police) jednostavno prenesu u arhivu na prvo slobodno mjesto.


-IZLAZNI
1. Ovisno o službi koja pravi račun, u financijsku službu se šalje interni dokument ili otpremnica, na osnovi kojeg se pravi faktura i fiskalni račun i takav se uz otpremnicu ili interni dokumet dostavlja tajnici.
2. Izlazni dokument se upisuje u knjigu izlazne pošte, dodjeljuje mu se broj u gore navedenom obliku sa nastavkom za godinu, npr. 8/1000/12, te dostavlja do kupca.

Pošto je ovo specifična branša (građevinarstvo) nemamo puno izlaznih računa, cca 20 mjesečno, jer mi u biti fakturiramo najviše građevinske situacije, ali zato imamo i mi razne dokumente koje šaljemo: prijave za tendere, predračune, tužbe, žalbe, etc...
Druga specifičnost je ta, da je skladište fizički odvojeno od uprave (na drugoj lokaciji), te je internu knjigu potrebno odnijeti i vratiti.

Za sada toliko, pa možemo skupa malo proanalizirati.

I da, unaprijed hvala na pomoći, savjetima i sugestijama

Dobar pocetak, zahvaljujem na opisu procesa. pre nego sto nastavimo, jedno pitanje. Firma je gradjevinska. Koja je tvoja struka i uloga u firmi - da li si gradjevinac ili si ekonomsjke struke? Vazno je zbog nacina buduce komunikacije .

Ja radim kao nekakva poveznica ekonomskog i građevinskog odjela, odnosno na pripremi ponuda, fakturiranju, praćenju troškova, materijalnom knjigovodstvu, te još dosta stvari...

Tek sam svjež tu u firmi, i prvenstveni cilj je da s obrzirom na prijašnje iskustvo, malo povežem redove, pošto je ovo dosta veća firma od prethodne, barem od poslovnice u kojoj sam ja obitavao, ali sa mnogo starijim unutrašnjim sistemom.

Samo velika razlika je ta, da sam u prethodnoj firmi radio na jednoj aplikaciji koja je bila razvijena unutar same firme, dok sada cijeli sistem radi na njih par različitih, odnosno najveći problem je što nisu integrirane u jedan sustav, nego svaki odjel za se travu pase :)

OK, zakljucujem da si ekonomske struke ali se bavis gradjevinskim poslovanjem. OK, idemo dalje.

Lepo si opiso z apocetak sta se desava. Sad dolazim ja sa kontrapitanjima. Ko zna, mozda ces morati ponovo da ides kod sekretarice, sa tvojim kontrapitanjima

Pretpostavljam da je "urudzbeni zapisnik" ono sto kasnije nazivas "interna knjiga" (imterna knjiga poste?). Da li je tacno, da ili ne. Ako NE, objasni.

Pretpostavljam da u intrenoj knjizi postoje kolone gde svako ko treba da potpise potpisuje, sa datumom. Ima li sanse da nam zakacis fortokopiju jednog dela neke stranice interne knjige, da vidimo kako izgleda. ne moraju biti podaci vidljivi, ako su tajni, ali nam treba zaglavlje, da vidimo koje su kolone u pitanju.

Zakacio sam kako porces izgleda. mas dva dijagrama. Prvi pokazuje "zivotni put" jednog ulaznog dokumenta, u vidu dijagrama "sta ko radi u procesu", na primer "sef odjela potpisuje knjigu". Drugi dijagram pokazuje faze koje na zivotnom putu dostize jedan ulazni dokument. Drugi dijagram je mnogo laksi za citanje, ali se ne moze nacrtatai bez prvoga. Dijagaram faza kazuje "ko je do sada primio dokument". Podrazumeva se da je taj ko je primio nesto i uradio na osnovu toga - to dijagram ne pokazuje.

Da li su dijagrami tacni, da ili ne. Ako "ne", molim da objasnis sta treba da se menja. Ako "da", ili kada bude "da", uzmi pa nacrtaj slicne dijagrame za izlazni dokument.

Onda cemo dalje. Nista tabele, nista relacije za sada. Kad budemo imali proces, onda ce biti lakse. Verovatno ce neki od Zoranovih modela biti dobra polazna tacka za dalju diskusiju.



ZIvotni put ulaznog dokumenta:


Faze na zivotnom putu ulaznog dokumenta:

Sekretarica je extra, tako da se ne ljuti ukoliko je gnjavim, a ima i 2 godine do penzije, žena shvaća da se to sve mora prebaciti na računala, pošto ima previše odlaznih/dolaznih knjiga, koje kad ona ode na godišnji odmor za sve ostale koji je mijenjaju predstavlja špansko selo :)

Što se tiče tvoga (nadam se da možemo na ti :D )"ulaznog puta dokumenta" treba kod šefa odjela razlikovati nekoliko vrsta. Ovo što si ti napravio za magacin, ide samo u slučaju kada nam dolazi nekakva roba i materijali, dok u slučaju nekakvih tužbi/žalbi i slično, dokumenti idu po službama. Odnosno svaka služba ima svoju internu knjigu u koju upisuje.
Npr. tehnički direktor je zadužen za tendere. Kada zaprimimo nekakvu tendersku dokumentaciju, ista ide prvo kod njega te on analizira tender, određuje cijene i slično, ukoliko dođe nekakva žalba, ide u pravni sektor, ukoliko dođe nalog za nekakve uplate (državne, PDV, koncesije i slično), ide u ekonomski odjel...

Isto tako, vezano za tvoj dijagram, kao i za moje koje sam pokušao napraviti, nedostaje dio arhiva, koja kako sam već prije napisao je totalno neorganizirana, tako da bismo možda već u ovim koracima možda trebali predvidjeti i ovu fazu određenog dokumenta, čisto da odmah na početku znamo šta nas čeka.



_{[Ovu poruku je menjao thenoise dana 05.06.2012. u 15:15 GMT+1]}

Kao sto sam pretpostavio, mnogo slozenije nego sto smo mislili :-)

Iz tvog poslednjeg posta, ne izgleda da bi racunalo moglo da resi problem. Ovde vidim nekoliko velikih problema:
1) " ima previše odlaznih/dolaznih knjiga" - ovo moj dijagram cini nistavnim, jer ja sam pretpostavio da postoji tacno jedna knjiga za ulazne i tacno jedna knjiga za dolazne dokumente.
2) "kad ona ode na godišnji odmor za sve ostale koji je mijenjaju predstavlja špansko selo " - ovo znaci da niko osim sekretarice ne zna sta se desava, sto je cesta situacija, ali nama ne pomaze

Kad bi se sve knjige nekako spojile u jednu, pa da svako nekako elektronski potpisuje i racunalo uvek zna ko je poslednji potpisao i ko treba da bude sledeci, to bi bilo dobro. Medjutim, problem je ako nisu svi na istoj fizickoj lokaciji. kad sam ja radio u slicnoj firmi, projektovaje je bilo na jednom kraju grada, Tuzla, zajedno sa direktorom, magacin u Zivincama (15 km) a pogoni u Stuparima (25 km) i Kreki (drugi kraj grada, 6 km). Da se udaljene lokacije povezu preko racunara i da svi pristupaju istoj bazi podataka, to ne moze u Accessu. Za to je potreban internet i nesto kao MS SQL, i to definitivno ne moze da se uradi metodom 'pomoci sa foruma'.

Ono sta mozes da uradis jeste da razvijes lokalnu bazicu gde ce tajnica da belezi sta je kod nje doslo i sta je od nje otislo i kome. Ako se posle sefovi pogona, magacin i direktori, pravne sluzbe, naplatne sluzbe, umilostive da jave sekretarici da je dokument prosao kroz njihovu radnu tacku, ona to moze da upise u bazu podataka. I to je sve.

Sto se tice arhiviranja - pa vec se arhiviraju fizicki materijali nekako. Ne vidim kako bi tu racunalo pomoglo. Da se mozda skeniraju dokumenti i cuvaju u bazi? Lepo zamisljeno ali naivno. To jednostavno nigde ne radi. Pokusali su ljudi i sa mikrofilmovajem, pa ni to ne radi, jer uvek postoji problem azuriranja. Fizicki dokuiment se promeni ili dopuni, a promena se ne upise u bazu. I tu je kraj. Moze se arhivirati po bibliotekarskom principu, da se svaki fizicki dokument stavlja na neku fiksnu lokaciju, a da baza podatak vodi evidenciju sta se gde nalazi. Onda na to treba dodati funkcije izdavanja dokumenata iz arhive kad neko hoce da ih vidi . To sve mora da se postavi prvo u realnom svetu, pa tek onda da racunalo pomogne.

Napravio si dobru skicu za izlazni dokument, ali nam ne pomaze mnogo - zbog slozenosti celog procesa, a mi mozemo samo neke delove da pokazemo na papiru.

Izaberi jedan mali delic, pa vidi sta moze da se uradi. Prevelik je posao da se odradi na forumu.

Mozda Zoran E. moze da pomogne svojim generaqlnim modelom pracenja dokumenata?

Skenira se itekako. Veliki sistemi - banke, državna administracija i sl. to već godinama koriste, čak i u zemlji kao što je Srbija... Samo Poštanka štedionica na pr. ima oko 250.000 skenova dnevno!
Ja poslednjih nekoliko meseci radim u firmi koja se bavi Document Managment rešenjima baziranih na EMC Documentum i Captiva platformi. To je jako ozbiljan posao koji rade timovi ljudi, a softver i oprema je skupa da ti se zavrti u glavi. Sve u svemu, daleko je to od Accessa i one man show-a...

Izvinjavam se, naravno da se skenira, ali "To je jako ozbiljan posao koji rade timovi ljudi, a softver i oprema je skupa da ti se zavrti u glavi. Sve u svemu, daleko je to od Accessa i one man show-a... ". Potpisujem, sa ili bez skeniranja

I sve zahteva veliku disciplinu u realnom procesu. Nijedna baza ne moze da zna da li je za korisnka = 'Small' skeniran dokument koji je zaista potpisao 'Small' a ne 'Zidar'. To moze da garantuje samo nekakav strogi postupak u vanjskom procesu. U prosecnoj gradjevinskoj firmi gde samo sekretarica zna proces (vecina firmi je takava) to je neostvarivo.

Znaci, treba izabrati jedan detalj negde u procesu i to odraditi, pa se onda vidi sta moze dalje.

Ja sam ovu temu i započeo sa ciljem da pojednostavimo cijeli proces, tj. da barem pokušamo. Nije ovaj proces sveta krava, da se ne smije mijenjati, samo ako će biti efikasnije.
Ja sam se potajno nadao da će javiti netko tko se susreo već sa sličnom problematikom, pa da nam da pravac kretanja.
Pod ovim "previše odlaznih/dolaznih knjiga" sam mislio da je previše za onoga koji ne radi taj posao, naša tajnica se snalazi ko riba u vodi :)

Kod nas su trenutno samo 2 lokacije, sa tendencijom spajanja u jednu. Na jednoj lokaciji je sva uprava, zajedno sa tehničkim osobljem, arhivom, etc, dok je na drugoj lokaciji samo mehanizacija sa skladištem.

U biti, postoji jedna tj. dvije glavne ulazne i jedna izlazna, sve u međuvremenu su interne knjige, koje se mogu i ostaviti da kolaju firmom, dok se ažurira redovito ono šta se mora ažurirati.

Evo jedan banalan primjer:

Ušla je tenderska dokumentacija, zaprimljena je, numerirana i poslana kod tehničkog direktora. On odradi svoj dio posla, preda tehničkoj službi da odradi svoj dio posla. Tehnička služba daje tehničkom direktoru na pregled troškovnike, on potpisuje, predaje tajnici na otpremu. Ona numerira i otpremi.

Korak šta je on zapisao, ako je i zapisao u svojoj internoj knjizi da je taj dokument uzeo na obradu, predao dalje, zaprimio nazad i predao tajnici, ne mijenja cijelu stvar. Najbitnije je da je zaprimljeno i poslano. U ovom gornjem primjeru, mislim da teh. direktor čak to sve i ne evidentira u svojoj internoj knjizi.

Laički rečeno, dođe dokument, unese se u bazu kao račun, tužba, žalba, zahtjev ili nešto slično. Baza ga numerira, i pri unosu dokumenta odabere se za koga je. Dokument dobija status "u obradi". Tada se zna kod koga je i šta treba napraviti. Kada se obradi i vrati, dobije status obrađen i sortira se u ovisnosti od njega samoga.

Pod arhivom, mislio sam na samo fizičko arhiviranje.
Ovisno o zakonskim propisima zna se koji dokument treba koliko čuvati. I onda npr. označe se dokumenti od datuma do datuma, ili od broja do broja, i arhiviraju se u "Dio 3a" u arhivu (koji je unaprijed već obilježen na taj način), tako da se kasnije ukoliko zatreba nešto, može naći jednostavno.

To je sistem za upravljanje dokumentima (dokument management) koji podrzava automatizaciju poslovnih procesa.

Jeste da je reklama, ali to je nesto cime se nasa firma bavi pa me cimni na PP da ti objasnim kako to funkcionise.

To ne treba da se pravi od nule vec da se koristi neko gotovo resenje koje vec postoji samo se podese procesi kako vama odgovaraju.

Kao sto si naveo, dokument udje u firmu, skenira se, na osnovu tipa dokumenta pokrene se odgivarajuca procedura koja opisuje neki vas proces, dokument se automatski posalje na overu, nakon overe npr teh. direktora odlazi kod generalnog na overu i kad i on overi odlaze se u elektronsku arhivu gde uvek mozete da pronadjete dokument i da pogledati njegov zivotni put (ko i kad ga je potpisao i sta je rekao itd).

Uhhhh, sve sam nekako izbegavao da udjem u ovu pricu.

Kancelarijsko poslovanje je jedan od najodgovornijih poslova u realnom sistemu i predstavlja okosnicu informacionog sistema. Na osnovu iskustva koje sam imao postoje sledeci modeli kancelarisjkog poslovanja:
1. Prosto delovodstvo- najcesce zastupljeno u privredi
2. Kancelarisjsko poslovanje u drzavnim institucijama - koje u manjim slucajevima sadrzi i prosto delovodstvo
3. Kancelarisko poslovanje u Sudovima
4. Kancelarisko poslovanje u Vojsci

Kod Vas je u pitanju prvi slucaj i on je najjednostavniji, ali nazalost u praksi sam imao gorka iskustva u privredi. Svega i svacega sam se nagledao. Cak sam u jednoj firmi imao slucaj da imaju 18 delovodnih knjiga i direktora je veoma glava bolela... Objasniti da jedan sistem mora da ima jednu delovodnu knjigu je jako tesko i tada morate da se dovijate i tezak je put do realizacije. Kod ostalih i ako su kompleksniji je lakse jer je dosta toga regulisano normativnim dokumentima (Zakoni, propisi). No da ne duzim, pokusao sam da za Vas slucaj izvedem funkcionalni model prostijeg delovodstva. Funkcionalni model sam uradio u IDEF0 metodologiji.

@ thenoise: Happy now?

Bolju pomoc i savet ne mozes naci, ni za kakave pare.

Srecno

Mislim da se ovdje stvavi sagledavaju I suvise komplikovano, a sustina je sasvim suprotna.

Vodjenje djelovodnika je najprostija moguca stvar. Tu nema nikakve filozofije. Sekretarica prima svaki dokument, unosi u djelovodni protokol (softver ili knjigu), skenira I dostavlja direktoru. Direktor pregleda dokumentaciju, vrsi njen raspored I vraca sekretarici da podijeli dokumentaciju. U djelovodniku ona vrsi zaduzivanje pojedinih osoba sa dokumentacijom. Obicno su to sefovi sluzbi, ... Ovi odgovaraju za dokumenta, oni znaju sta njihovi saradnici rade I gdje dalje ide dokumentacija.

Ovo nije potpuno rjesenje za problem koji ste iznijeli, ali je veoma efikasno za pocetno uvodjenje elektronskog djelovodnika. Ja sam napravio program koji radi I veoma je jednostavan. Ima sve sto treba: Pretragu, vezanje skeniranih dokumenata za evidenciju I njihovo prikazivanje (pdf ili neki drugi format - nebitno), razvrstavanje dokumenata po saradnicima I pregled gdje je koji document poslat, ... Naravno program radi u mrezi pa odredjena dokumenta I ne dolaze u hard copy kod zaposlenog, vec se on cuva u arhivi, a zaposleni ga vidi na svom racunaru. Program radi u 7 firmi i veoma mnogo se koristi. U jednoj imaju preko 10000 zapisa godisnje.

Djelovodni protokol je samo evidencija primljene I poslate poste I gdje se odredjena primljena posta cuva. Ako zelimo da imamo kompletan tok dokumentacije, da sagledavamo gdje se u kojem trenutku document nalazi, ko je sve radio na njemu, koliko dugo itd. onda nam gospodo treba SHARE POINT i MS Visio da bi prenijeli sve procese u elektornske putanje kojima bi se kretala dokumentacija.

Kao prvo hvala svima na uputama i trudu.

Ja sam i zamislio u početku nešto ovog tipa, kao što je @anjapetar poslao screenshot. To bi bio idealan početak, pošto bi bio izuzetan napredak u odnosu na ovo šta je sada.

@zoran.eremija je napravio profi posao, samo mi laici trebamo sada 5 dana da protumačimo ovo sve :)

@zidar - i'm very, very happy :D

Evo jos jednog screenshot-a

Odlično izgleda, svaka čast.

Nakon ova 2 screenshota, još je samo ostalo da postaviš cijelu aplikaciju :D

Složio sam model baze vezano za ovaj topic, pa bih Vas molio da malo prokomentirate, te mi date eventualne sugestije.

Da bih Vam malo približio, pokušat ću promentirati neke tabele unaprijed...

tblVrstaDokumenta - preko ove tabele sam milio raščlaniti vrste dokumenta, koje mogu biti: ulazni, izlazni, interni

tblTipDokumenta - ova tabele je vezana sa gore navedenom preko stranog ključa VrstaDokumentaID, a stavio sam je jer određeni ulazni i izlazni dokumenti imaju svoj prefiks u ovom slučaju polje SifraVrsteDokumenta (npr. oznaka za dokument za godišnji odmor je 05, izlazni računi su 08 i tako dalje...), pa bih preko ove tablice htio automatizirati numeriranje dokumenata.

tblKorisnici - napravio sam je zbog budućeg eventualnog mrežnog rada, te mogućnosti širenja aplikacije na još neke oblasti. O sljedećoj fazi ćemo ako uspijem napraviti ovdje nešto suvislo :)

Unaprijed hvala na svim primjedbama/sugestijama/savjetima...

[quote]anjapetar:
Ja sam napravio program koji radi I veoma je jednostavan. Ima sve sto treba: Pretragu, vezanje skeniranih dokumenata za evidenciju I njihovo prikazivanje (pdf ili neki drugi format - nebitno), razvrstavanje dokumenata po saradnicima I pregled gdje je koji document poslat, ..

Djelovodni protokol je samo evidencija primljene I poslate poste I gdje se odredjena primljena posta cuva.


Pozdrav svima,

Odlucila sam da se malo konkretnije pozabavim sredjivanje dokumentacije u firmi gdje radim, jer volim kad je sve sredjeno i kad se zna gdje i kad se koji dokument nalazi. Vidim da je o ovoj temi raspravljano prije vise od 3 god, ali se nadam da ce se neko javiti na ovaj moj post :)

Srecom, javna ustanova u kojoj radim, nema puno dokumenata, izlaznih niti ulaznih. Imamo dva registratora, jedan za ulaznu, drugi za izlaznu postu. Ali knjiga u kojoj vodim tu postu je pogresna. Prema zakonu o vodjenju kancelarijskog poslovanja u BiH, pise da osnovu postu treba voditi u Djelovodniku predemta i akata, je li to isto kao Djelovodnik protokola? Jesu li to iste knjige s istom namjenom, samo malo drugacijeg naziva?

Anjapetar, je li moguce doci do tvog programa za elektronsko vodjenje djelovodnika? Moze li se negdje download-ovati, placa li se? Svidja mi se kako je jednostavan i pregledan.

Nadam se odgovoru. Hvala unaprijed.

Mali dodatak na celu diskusiju.

Mora se razdvojiti posao u pisarnici i posao sekretarice-tajnice. Pisarnica naoko nije uredjen sistem ali nažalost jeste. Ako su pisarnice u državnim organima ceo njihov posao je uredjen pravilnicima - uredbama o kancelarijskom poslovanju. Tu nema odstupanja i mora se raditi strogo po tim pravilima. Ovih uredbi i propisanih pravila se pridržavaju i sve ozbiljne firme a u većini slučajeva i ostale (naravno ima izuzetaka).

Poslovi sekretarice su prilično različiti od poslova radnika u pisarnici i nisu regulisani pravilnicima-uredbama. Tu ima svega i svacega.

Zidar je krenuo sa modelom dobro ali je u nekim delovima izašao iz okvira poslova pisarnice i zbog toga model nije dobar za pisarnicu, možda je OK za sekretarske poslove u nekoj konkretnoj firmi ali svakako ne za opšti slučaj. Modeliranje poslova treba zaokružiti na nivou pisarnice bez mešanja ostali delova i poslova koji se u njima obavljaju.

Poslovi pisarnice:

1. Prijem pristigle pošte-akta (dopisi, zahtevi, fakture....)
1a Skeniranje akta (samo ako ima DMS)
2. Zavodjenje pristigle pošte u delovodnik prema karticama (dopisi jedna kartica, fakture druga...), može biti elektronski
3. Upisivanje u internu dostavnu knjigu (mora biti fizički kjniga!)
4. Dostavljanje na obradu referentu-obradjivaču (fizička dostava, gde se potpisuje interna kjniga)
5. Evidentiranje povratka akta u pisarnicu
6. Ekspedicija-slanje akta eksterno van firme ili arhiviranje ako se ne šalje
7. Čekanje na povratnicu - potvrdu prijema poslatog akta
8. Ponovna dostava na obradu (samo ako je potrebno)
9. Arhiviranje
10. Izuzimanje iz arhive prema zahtevu uz evidenciju izuzimanja
11. Vraćanje u arhivu nakon izuzimanja i razduženje u evidenciji izuzimanja

Za sve ovo što je navedeno postoji elektronska verzija u više modela, zavisno o kojim firmama se radi. Postoji čak i elektronska verzija gde nema knjiga i štampanih dokumenta (skeniraju se na početku i na kraju a sve ostalo je u digitalnom formatu). Postoje i kombinacije.

Iz opisa poslova je jasno vidljivo da to nisu poslovi sekretarice-tajnice i prilično se razlikuju od njih. Morate se odlučiti šta želite: sekretarica-tajnica ili pisarnica, kombinacija nije moguća samo će stvoriti dodatni haos u organizaciji.

Još nešto razdvajanje se odnosi na poslove a ne na ličnost. Moguća je varijanta da jedna te ista osoba obavlja sekretarske poslove i poslove pisarnice.

Pozdrav