Ja bih stavio sat, koji odbrojava razumno često (recimo na 10-30 sekundi), i da proverava sta se nalazi u folderu.

ss.

Ako zelis da ispratis da li je u nekom direktorijumu doslo do promena (snimanje / brisanje, izmena imena fajla), mozes da iskoristis komponentu TDirChange v.1.1.
Ne koristi Timer, (vec thread), i ima Active property. (Imas source i demo!)

link: http://www.torry.net/vcl/filedrv/notification/dirchng.zip

postoji tako nesto u delphi-ju po defaultu, pogledaj u Samples paletu ili tako nesto...zove se nesto Shell bla bla